会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成 。
标题有两种情况,一是会议名称加纪要,如《全国农村工作会议纪要》 。二是召开会议的机关加内容加纪要,如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》 。
会议纪要正文一般由两部分组成 。
(一)会议概况 。主要包括会议时间、地点、名称、主持人,与会人员,基本议程 。
(二)会议的精神和议定事项 。常务会、办公会、日常工作例会的纪要,一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义 。工作会议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求 。
二、会议纪要的三种写法
依据会议性质、规模、议题等不同,大致可以有以下几种写法:
(一)集中概述法 。这种写法是把会议的基本状况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明 。这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写的篇幅相对短小 。如果会议的议题较多,可分条列述 。
(二)分项叙述法 。召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标题,分项来写 。这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,经常包括对目标、意义、现状的剖析,以及目的、任务、政策措施等的阐述 。这种纪要一般用于须要基层全面领悟、深入贯彻的会议 。
(三)发言提要法 。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神本质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明 。这种写法能比较如实地反应与会人员的意见 。某些根据上级机关布署,须要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采取这种写法 。
三、会议纪要的特点
1.内容的纪实性 。会议纪要如实地反应会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,不能搞人为的拔高、深化和填平补齐 。否则,就会失去其内容的客观真实性,违反纪实的要求 。
2.表达的要点性 。会议纪如果依据会议状况综合而成的 。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括 。重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程,切忌记流水帐 。
3.称谓的特别性 。会议纪要一般采用第三人称写法 。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特别性的表现 。
四、会议纪要与会议记录的差异
会议纪要有别于会议记录 。二者的主要区别是:第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书 。会议纪要只记要点,是法定行政公文 。第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行 。
4.会议感想怎么写作为一种特殊的文体,会议感想的写作应遵循以下原则:一是行文方式要“形散神不散” 。
会议感想的行文方式灵活多样,篇幅可长可短,但是主题一定要鲜明 。写作体裁上,可以是夹叙夹议的议论文,也可以是抒情写意的散文,还可以是言简意赅的诗歌;写作手法上,叙述、描写、说明、议论、抒情等基本表达方式,乃至比兴、联想等表现手法都可以根据思想表达的需要自由选用;内容上,只要是作者本人的真实观点、感受和思想的表达,从时代的发展到自己的一段历史、一点悲欢,无不可写;主题选用上,既可以一个观点为统领,按几个不同的侧面分别组织材料,也可以作者自己思想认识和感情的变化为序,把材料串联在一起,以确保主题鲜明 。
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