从功能上来看，它作为观察和反馈之间的中间环节而存在 。教师的全部记录文本可以保存在一个特别的地方，但是记录内容本身是没有任何独立性的 。
如果一种行为和现象被记录下来之后，这些记录不在当时和以后得到利用、分析、整理，并从中获得有关启示，那么之前的记录是没有任何意义的 。但是，由于记录本身的特点，是形成物质的、静止的文件，不是稍纵即逝的场景和观念，也不是某种用于一次性消耗的物品，所以它可以被重复利用，当然也就可以跳出单纯的教学流程之外，被派作别的用途，比如用于研究，用来和家长交流或进行汇报，用于同事之间的讨论，以及各种评价或评比活动 。
（二）观察记录是一种有计划的行为 当我们说教育是一种有计划的行为的时候，并不排除偶然的、生成的和突发的情况 。但是我们现在也已经知道，生成的灵活性，并不完全是计划性的例外，反而是要以一定的计划为基础、为根据的，或者有时候是作为计划的补充 。
同样道理，当我们说观察记录是一种有计划的行为时，并不排除少数情况下临时偶发的、或者某些一次性的记录，并且有些不成熟的计划是很容易发生变化的 。观察记录的计划性在于它需要有一定时间安排和方式进程等方面的规划，其中包括记录的规模、频率、时间段、总时间长度、辅助工具（包括表格和各种机器设备）的设计与使用、保存与整理，等等 。
（三）观察记录是一种有丰富意义的行为 有规律的记录和良好的记录工具，不但本身具有十分重要的意义，而且能够产生许多附带的、有时候是不期而至的效益： 1. 书面的记录比大脑的记忆，在客观性和真实性上更有保证，更不容易随着时间的推移而消退 。2. 书面的记录可以进一步加深大脑的记忆 。
3. 记录是对现象进行重新整理、在意识中进行澄清和思考的过程 。对于教师的记录而言，这个思考的过程具有多方面的重大意义：其一，可以增进和加深教师对于幼儿当前各方面的发展情况的了解，把握他们的兴趣、交往和人际关系情况、所面临的问题和各种生长中的能力；其二，可以发现课程生成的来源，或者渗透某些教育教学内容；其三，按照一定的规范和要求进行的记录，本身内含着教师对于其教学行为的反思过程和对于师生互动过程中所发生的一切的理解过程，帮助教师清理有关目的是否明确、手段和目的是否符合、什么地方还需要改进、幼儿的反应是否合乎教育教学的预期、为何幼儿会有这样的反应等等问题 。
4. 记录还可以帮助教师 。思考一个目前没有引起大多注意的一个问题：教育过程中的许多现象、教育环境中的许多材料缺乏合适的命名 。
这是因为具体的进行中的教育教学过程是缺乏反思的，是行动性和场景性的，所以它要么不需要概念，要么由于实物和场景的帮助，不需要准确的或事先得到公认的概念、然而记录则不然，它是反思性的，是脱离具体行动和场景的，而且是用规范化的书面语言来进行的活动，所以有关现象和实物的命名问题，就成为了现实的不方便，进而在反思中直接成为了教师把握的对象 。5. 记录对于观察行为的反作用：它规范、便利教师的观察，使观察成为教师的习惯，保证有效省时，它也使得教师在以后观察的时候更有方向性 。
6. 长期记录的积累，可以产生多方面的效益：在总体上了解资源的使用情况，了解幼儿的兴趣和在某些方面的发展水平，了解幼儿之间的个别差异；在局部上了解个别幼儿的现象背后的原因，了解其发展的历程，了解某些材料发挥作用的规律、原理 。7. 持续的、有方向的记录，可以检验教师的某些假设、措施的效用如何，是否需要以及如何进行调 。