以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名 。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章 。
（5）日期 写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置 。商业信函的日期很重要，不要遗漏 。
英文的： 1、信头 The heading 信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等 。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等 。
当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以 。2、编号（写信人的名字缩写）和日期 The sender name and the date 这部分内容是为了方便今后查询信件用的 。
3、封内地址 The inside address 这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方 。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出 。
另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址 。4、事由 The subject heading 事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容 。
所以事由要写得简明扼要 。5、称呼 The salutation 指对收信人的一种称呼 。
较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX，。称呼后面的标点，一般使用逗号 。
称呼里的第一个字母要大写 。6、开头语 The open sentences 开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的 。
如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求 。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了 。
7、正文 The body of the letter 信的主体 。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏 。
我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则 。8、结尾语 The complimentary close 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气 。
正文结束后，另起一段写结尾语 。9、结束语 The complimentary close 结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应 。
例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly，”. 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号 。10、签名 The signatrue 写在结束语的下面，签上写信人的名字 。
如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视 。签名的下面，最好写上发信人的职位 。
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