2. 信头/个人信头（Letterhead/Personal Letterhead） 公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码，这就是通常所说的信头 。在没有信头的普通信纸上写信，作者就需要写明回邮地址和联系号码 。
3. 封内日期（Date Line） 封内日期是写信或打字时的日期 。封内日期写在信头或作者地址的下两行 。
4. 封内地址（Inside Address） 封内地址是收信人的地址，包括姓名，职务（如适用），公司名称（如适用），街道名称或信箱号，城市，州或省，邮政编码和国家 。封内地址通常写在左手边，在日期线和称呼之间 。
5. 称呼（Salutation） 称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内地址或提示句下两三行 。称呼后可以写冒号或逗号 。
在商业信函或其他正式书信中，用冒号 。在非正式书信中，称呼后用逗号 。
（注意：尽量避免使用“To Whom It May Concern” 或“Dear Sir or Madam”，因为这种称呼已经过时，并且不很友好 。改进方法是争取确定收信人的姓名，或使用“Dear Human Resources Manager”,“Dear Friends”这样的称呼 。
在给律师或外交领事写信时，可以使用“Esquire”或“Esq.”这样的头衔，但它们不应出现在称呼中 。同样，如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”，如“George Bush,Jr.”也不能把它们包含在称呼中 。）
6. 头衔（Titles） 除非写信人与收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上“Mr.”,“Professor”等表示礼貌的头衔 。7. 提示句（选择性）Attention Line(optional) 提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理，尽管信是写给这个组织的 。
另外，在指明的收信人不在时，它也允许组织中其他人查看信的内容 。提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面 。
8. 主题句（选择性）Subject Line(optional) 主题句简要说明信的内容 。通常写在封内地址和称呼之间 。
如果写信人不知道收信人的姓名，也可以用主题句代替称呼 。为了收到最佳效果，可以给主题句加下划线，或大写主题句 。
9. 正文（Body of the Letter） 正文的格式多种多样 。商业信函最好使用齐头式 。
而私人信件通常不用齐头式 。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候语，都从左侧顶格开始 。
段落开头不空格，各段之间空两行 。修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址 。
使用没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适 。与齐头式不同，发信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写 。
其余部分从左边开始 。10. 写信人签名（Writer's Identification/ Signature） 写信人的签名、名字和头衔（如果适用），写在信尾问候语同侧三四行以下的位置 。
应亲笔签上写信人自己的姓名 。如果是用打字机或电脑写的信，在写信人签名的上方，同样应该打上写信人的姓名 。
11. 附注（Notions） 附注写在写信人签名下两行的位置，附注包括参考缩写，附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单 。附注写在左侧 。
12. 信尾问候语（Complimentary Closing） 信尾问候语是写在信尾的告别话语，例如Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially，通常位于正文两三行以下 。第一个单词的第一个字母要大写，最后以逗号结尾 。
13. 附言（Postscript PS or P.S.） 附言用来说明没有包括在信中的想法和内容 。通常在附注下两三行的地方，从左侧顶格写起 。