【2、格式应规范、清晰】建议使用欠条、收据等字据的规范格式 。一个完整的欠条主要包括四个要件：债权人、债务人、欠款内容以及归还时间，当然还包括签名及时间等内容；收据则应包括五个要件：交纳人、收取人、交付理由、交付内容以及交付时间 。
正规制作、填充式的字据（商店有售）一般都能反应上述内容，使人一目了然，当事人双方的权利义务关系十分明确 。【3、形式注意事项】书写字据，字里行间，不宜有空格空行，否则容易被持据人增写其他内容 。
不要用易褪色、变色的笔水书写，钢笔最好用黑墨水或者蓝黑墨水，黑色水笔亦可 。若用铅笔、圆珠笔或其他易褪色的墨水写字据，遭遇保存不当受潮或水浸时，字迹会变得模糊不清，亦可能为别有用心者利用化学制剂涂改制造良机 。
【4、标的物、金额应写清楚】借款、还款，借物、还物，皆应写清楚金额、数量，最好使用大写数字，以防止涂改和伪造 。是财，是物，要分清，不要模糊、混淆 。
涉及数字部分，宜用大写，大小写兼而有之或然更好 。有小写而没有大写，大小写不一致，数字前头有空格，小数点位置不准确等，这些都便于持据人添加数字或修改，进而引发纠纷 。
如“货款计拾捌万人民币（180000万元）”，此为常见之失误；阿拉伯数字末尾加个零，数额便会骤然巨变 。【5、内容表述要清晰】语句不可大意，顺序不能颠倒，“借到张三”与“张三借到”便有天壤之别；不要将“欠条”与“收据”相互改制，相关涂抹会为纠纷埋下伏笔；不要把“欠条”变为“借条”，有些企业拖欠员工工资，向民工出具借款“借条”而非公司拖欠工资的“欠条”，如此，一字之差，劳资纠纷瞬间转变成民事借贷纠纷 。
如，李三借钱给张四人民币32万元，张四立字据“今收李三人民币32万元整 。”如此，极易引发争议，争议点在“收”字上，这个“收”既可以理解为 “张四收到李三的还款人民币32万元整”，又可理解为“张四收到李三的借款人民币32万元整”，收到的是借款还是还款，难以分清，李三陷入官司的被动 。
有的字据将“买”写成“卖”、“收”写成“付”等，虽只是一字之差，但都极容易颠倒是非 。多音字“还”也时常引发争议，如借条一份：“霍某借柳某现金50000元，现还欠款5000元” 。
这里的“还”字因有两个读音，既可理解为“huan，归还”，又可解释为“hai，尚欠” 。【6、签名盖章不可小视】署名要署真名，化名、代号、名字谐音都不规范，最好以身份证上姓名为准，免得引发纠纷 。
由别人代笔书写字据或代笔签名，而本人只在上面按一个手印，也容易引发纠纷 。有些人习惯于盖章，但盖私章在法律上的效力并不高，没有备案的私章谁都能刻，但笔迹却是各具特色 。
时常见香港人以一个或者几个英文字母简易签名，难以认清，在与香港人进行商业往来时，最好让其签全名 。单位应注明单位名称，并加盖单位公章 。
单位印鉴应当规范，字据上最好加盖最高效力的公章，若加盖“某公司行政专用章”、“收欠款专用章”、“仓库专用章”或者其他小章，要严密关注，谨防对方拒绝承认拥有这些部门章、小章 。个人、单位应写全称，而不宜用简写、代号、化名 。
如“今欠司马先生货款2000元”中“司马先生”指称不明；如“今欠长城公司材料款38万元”中的“长城公司”指称不明 。签字、盖章要各方当事人皆在现场，以防被人冒充、替换 。
【7、时间应写清】出具字据的时间，行使权利、履行义务 。