如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会 。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点 。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言 。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及” 。
任何事情，一旦过了头，效果反而不好 。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚 。
所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果 。*简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解 。
用常见的 单词 ，避免生僻或者拼写复杂的 单词。一个 单词 可以表达，就不要用词组 。
多用短句，因为短句更容易理解 。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词 。
在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词 。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等 。
因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义 。*精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确 。
这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程 。针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字 。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视 。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam” 。
语言朴实 前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句 。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言 。
所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句 。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯 。
回复迅速及时 给买家的回复，千万要迅速及时 。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商 。
如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机 。标题 这一点是特别针对写电子邮件的 。
也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是 。
8.怎样写一封得体的商务邮件原发布者：fiordee
写作中文商务信函并不要求您使用华丽优美的词句 。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么 。围绕这一点，精品总结了几方面的内容，希望对您写中文商务信函有借鉴作用 。中文商业商务信函的写作格式 如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成 。（1）开头 开头写收信人或收信单位的称呼 。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号 。（2）正文 信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括： ①向收信人问候； ②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等； ③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等 。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重； ④提出进一步联系的希望、方式和要求 。（3）结尾 结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求 。如“特此函达，即希函复 。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等 。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开 。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写 。（4）署名 署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置 。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或