由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据 。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志 。
真实性：
这是人事档案现实性的基础和前提 。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务 。
动态性：
人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料 。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料 。
流动性：
人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义 。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门 。
参考资料：人事档案-百度百科
5.个人档案该怎么调动一、企业单位调出
1.所需材料
(1)调入所在地人社部门（县处级以上）或人才交流中心开具的调档函；
(2)托管合同；
(3)原托管单位的离职证明 。
2.申请做意见加盖公章的材料须在档案调出前办结
3.档案整理完毕后随机要通道寄出
二、政府、事业单位调出
1.所需材料
(1)调入单位或所属上级人事部门开具的调档函；
(2)公务员、事业单位人员录用相关手续或文件（如空岗卡、海南省事业单位公开招聘人员登记表等）；
(3)托管合同；
(4)原托管单位的离职证明 。
2.申请作意见加盖公章的材料须在档案调出前办结
3.档案整理完毕后由机要通道寄出（或由单位人事部门专人携带调档函及介绍信取走）
三、办结时限
手续齐全，个人档案十个工作日内交机要寄出，单位批量转出二十个工作日内 。
四、是否收费
不收费 。
扩展资料：
一、温馨提示
1.申请工作所在地存档的，由用人单位注册地的同级公共人才机构负责 。
2.用人单位符合条件托管的签订人事代理协议书一式两份
3.不具备人事档案管理权限的单位，我局不予开具调档函 。
4.档案由专人或机要方式送达，严禁本人自带档案 。
5.档案送达后通知单位或本人来签订档案托管合同 。
个人自带档案海南省一律不再接收
二、档案转递
【档案调动申请怎么写】根据《海南省人力资源开发局关于接收海南省外普通高校毕业生有关事项的函》档案转递的规定：
（一）为减少档案流通环节，方便毕业生到属地办理人事代理和享受公共就业服务，自2016年1月1日起，毕业生档案按照派遣单位（部门）随寄，我局不再接收离校毕业生档案 。
（二）根据国家人社部关于档案管理的规定，毕业生档案需通过档案管理部门认可的渠道邮寄，个人自带的档案我省一律不再接收 。
参考资料来源： 海南省大中专毕业生就业服务网——海南省人才服务中心人事档案调出工规程
参考资料来源：三亚市人力资源与社会保障局——办理人事档案托管
参考资料来源：海南省人力资源开发局——接收海南省外普通高校毕业生有关事项的函