业务说明怎么写( 六 ) _业务

?会议的目的?发现问题、分析讨论问题、解决问题； ?提出某个课题，开发创意； ?作出某项决定； ?宣布某项决定，资讯传达，激励士气； ?报告某项内容（成果发表会）一、会议概述?从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本 ?从质上来看，有效率的会议可以为企业节省更多的时间、金钱，以及增加效率 ?评估会议的价值，要同时兼顾“会议是否有效”以及“会议开支是否控制在最低程度” ?尽量少开会，对可开可不开的会坚决不开，充分利用电话、E-Mail的功能。?会议规模通常的会议有3人以上， 5至9人为宜，这样的规模既不太大，比较容易控制；也不太小，可以激起讨论。
?会议组织者的准备工作开会前进行必要的沟通，说明会议召开的必要性，与与会者意愿一致！ ?1、明确会议主题（目标明确） ?2、选择好会议时间、场所（时间选择大家都不太忙的时候， 30分钟~120分钟内。场所以刚刚好容纳与会者为宜。）
?3、明确会议参加对象（决策者而非传达者） ?4、发行会议通知（选择书面/邮件+电话通知，务必通知到每一位与会者并告之其主要议题） ?布置好会议场所（最好有备用椅子）； ?准备恰当的视听设备（电脑、投影仪、会议电话） ?准备会议道具（白板、指挥棒、白板笔、记时器等） ?准备必要的会议用资料 ?再一次跟与会者进行联络、沟通，确保会议对象全部准时出席。?提前15~30分钟到达会议场所进行相关准备（大型会议根据需要提前更长时间准备） ?与会者、提案人的准备工作 ?确保准时参加会议，提前5分钟到场，签到。
?确认自己在会前收到的议程表。?对自己负责的议题有充分了解，并有充分的资料提供给其他与会者。
?除非已被指定对某议题发表演讲，否则有义务在会中主动提出建设性的意见。?努力去了解其他与会者对议程上议题的观点，他们的兴趣所在，是否有权威在背后支持这些观点 ?找出可能存在的你的反对者，并预先与其协商、折中 ?如何当好主持人： ?1、会议主持的角色（协调与总结） ?2、会议主持的职责 ?3、会议主持的开场白 §向与会者问好 §说明会议召开的背景及目的 §会议召开的时间 §说明会议议题 §会议开始 ?会议主持人的八大职责 ?营造和谐气氛 ?照议程进行，不偏离会议主题 ?正确总结讨论内容 ?引导发言者解释令人困惑的发言 ?帮助与会者厘清不假思索的想法 ?尊重少数人意见，避免会中意见一面倒 ?减少与议题无关的争辩与讨论 ?保持中立态度，避免和化解会议冲突 ?与会者的责任 ?发言内容要有组织 ?认真倾听，适时发言 ?一次只讨论一个重点 ?口齿清晰，陈述有力 ?一针见血 ?音量适当 ?解释方式让人易于接受 ?口吻要自信 ?在要点处可稍加大音量 ?会议的决策 ?提出动议 ?处理动议 ?修改动议 ?形成决议 ?会议目标是否达成 ?会议决议是否明确 ?决议事项是否有明确的实施责任者 ?决议实施纳期是否明确 ?决议事项确认机制是否明确 ?成功会议的准备要领 1. 确定会议的目标（1）目标的形式（2）确定目标时的考虑因素 2. 确定会议的形式（1）例行会议（2）临时召集特别会议 3. 确定会议的议程（1）考虑议程时的依据（2）议程四大主要内容 4. 确定开会的时间（1）最好的时间（2）最差的时间 5. 选择开会的地点（1）地点选择要考虑的因素（2）选择开会地点细节 6. 确定出席会议的人员（1） 4-7人比较理想， 10人还勉强可以，超过 12人就太多 ?四.有效控制会议过程的要领四.有效控制会议过程的要领 1. 严格按事先的议程办事（1）会议议程是会议取得成功的基础（2）对偏离议程的情况应及时加以纠正 2. 及时、准确评估反馈（1）注意与会者的反馈信息（2）评估反馈信息，并做出适当反应四.有效控制会议过程的要领 3. 对付会议中可能的混乱（1）会议中出现混乱的迹象（2）摸清冲突的实质（3）即时加以解决 4. 应付开会中的一些行为特别的人（1）应付始终沉默的人（2）应付反对任何建议的人（3）应付脱离主题的人五.会议中达成决定的方法 1. 头脑风暴法（1）获取独特的创意的方法（2）不要对他人的观点提出反对（3）回头再评估 2.小组名义法（1）以小组的名义进行（2）背靠背，独立思考（3）循环进行 3. 德尔菲法（1）小组成员可能从未见过面（2）需要多次循环（3）以达成基本一致的结果六.与会所得最大化要领 1. 明确与会责任，才能与会有得（1）会议的成功，也有与会者的一半功劳（2）在会上贡献自己的创意（3）尽可能多地获取信息 2. 开放的心态（1）不要事先抱有成见（2）仔细考虑他人的意见（3）主动参与六.与会所得最大化要领 3. 会前准备功夫（1）熟记通知（2）准备材料（3）心理准备 4. 积极的提问和表达意见（1）积极地倾听（2）主动地提。