以下着重介绍国家行政机关公文格式: (一)国家行政机关公文版面的基本规范 公文中横向距离的长度单位为“字” , 一个字指一个汉字所占空间 。公文中纵向距离的长度单位为“行” , 以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行 。
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸 , 其成品幅面尺寸为210mm*297mm 。公文页边与版心尺寸:天头(上白边)为37mm±1mm , 订口(左白边)为28mm±1mm , 版心尺寸为156mm*225mm(不含页码) 。
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色 。公文正文用3号仿宋体字 , 一般每面排22行 , 每行排28个字 。
公文应左侧装订 , 不掉页 。(二)国家行政机关公文格式具体结构国家行政机关公文格式的具体结构由两条红色反线分割成三部分:眉首、主体和版记 。
1.眉首部分 眉首 , 又称公文的“红头”部分 , 其位置是相对固定的 , 它相当于公文的“头” 。其中包括: (1)公文份数序号:是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 。
其主要作用是便于公文的分发、清退和查找 , 有助于明确公文管理人员的责任 。一般情况下只适用于绝密、机密公文或需要清退的公文 。
要求用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行 。通常根据印制数量来确定编制几位数的序号 , 如需印1~99份之间的 , 从“01”开始编写 , 需印100~999份之间的 , 从“001”开始编写 。
不要在份数序号前加上一长串“0” , 如“00000001”就没有使用价值 , 但一般也不直接从“1”编起 , 避免误看作其他数字符号 。(2)秘密等级和保密期限:指涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限 。
公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密 。标识此项的目的是便于公文管理、确保公文安全 。
应将其顶格标识于版心右上角第1行;秘密等级和保密期限之间加“
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