时间表为行动提供动力和指南 , 在项目进行过程中设定“里程碑” , 可以将自己的进度与预先设定的完成时间相比较 , 以精确地控制项目进展 。简而言之 , 项目管理的核心是时间管理 , 项目的成败取决于时间表的制定和实施 。
时间表的重要性 对于任何一个项目来说 , 时间表的重要性是不言而喻的 。人们通常所说的时间表是项目管理的核心、是项目成败的关键 , 这种说法是有理论和实践依据的 。
现代企业的项目管理 , 强调的是所有相关职能部门的参与 , 而不仅仅是项目小组承担所有的工作 。财务部、研发部、采购部、生产部、品质管理部、人力资源部等职能部门参与了部分甚至整个项目开发的过程 。
时间表内不仅列出小组成员要完成的所有任务 , 还要体现出这些职能部门的工作及时间安排 。从立项到项目完成 , 是一个长期的过程 。
企业各个层面的成员 , 从高级经理到基层员工 , 在项目磨合中必然会提高自己的沟通能力 , 并培养出以协作为中心的“团队精神”(TeamWork) 。项目中的时间管理 , 打破了传统组织架构中的等级观念、条块分割等局限 , 鼓励相互尊重、相互协同和创新的企业文化 , 使企业运营提升到一个新的高度 , 从而最终促进企业文化的提升 。
时间表是各方力量均衡的产物 。各职能部门在审核时间表时 , 会从本部门的角度考虑其可行性 。
如财务部会核算其成本 , 法律部会判断其合法性 , 稽核部会考虑其合规性 , 人力资源部会考虑人员配置等等 , 从而系统地保证了项目的顺利实施 。时间表在最终得到决策层的批准后 , 将成为项目组和职能部门之间的沟通桥梁和制衡工具 。
时间表的分类 人们通常说的时间表 , 往往是指对任务(task)的时间安排和控制 , 这是时间管理的最重要的部分;时间管理的另一个很重要的方面 , 就是每个参与人员的时间资源 。参与项目相关的人员有很多 , 有全职的和兼职的 , 有全程参与的和暂时参与的 , 有内部的和外部的 , 等等 。
每个人参与项目的程度、阶段、角色都有所差别 。项目人员的时间资源表需要尽可能地列出每个参与人员的性格、特长、角色、计划投入的时间量及阶段等基本要素 。
项目人员的时间资源表应先于项目任务的时间表草拟出来 , 以便在制定项目任务的时间表时指定负责人和参与人员 。制订项目人员的时间资源表 , 有利于工作任务的公平安排 。
在项目事项的安排时 , 能充分考虑到工作量及每个人员能投入的时间关系 , 可以有效避免下属被工作及苛刻的时间进度压得喘不过气来 。在通常情况下 , 项目经理们会形成这样一个误区:他们对于那些提前加班完成任务的人的“嘉奖”往往就是给他们更多的工作 。
这样做不利于内部的公平与和谐 。时间表的制定 在为项目量身定制时间表时 , 一般可以遵循以下步骤: 1 。
头脑风暴 。尽可能地召集所有相关人员 , 让大家一起考虑所有项目相关的工作任务 , 并且确定其相互依赖关系 。
2 。项目拆分 。
尤其对于大的项目 , 拆分很重要 , 需要一个主计划和若干子计划 , 甚至孙计划 , 需要确定各个计划的负责人 。3 。
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