一般直接写名字 , 如“乐毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字后加上辈分称谓 , 如“李花侄女”等;亦可直接用称谓作称呼 , 如“孙女”、“儿子”等 。(4)给师长的信 , 通常只写其姓或其名 , 再加“老师”二字 , 如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等 。
对于十分熟悉的师长 , 也可单称“老师”、“师傅” 。假如连名带姓 , 在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅” , 就显得不大自然且欠恭敬 。
对于学有专长、德高望重的师长 , 往往在姓后加一“老”字 , 以示尊重 , 如“戴老”、“周老” , 亦可在姓名后加“先生”二字 。为郑重起见 , 也有以职务相称的 , 如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等 。
(5)给一个单位或几个人的信 , 又不指定姓名的 , 可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等 。给机关团体的信 , 可直接写机关团体名称 。
如 “XX委员会”、“XX公司” 。致机关团体领导人的信 , 可直接用姓名 , 加上“同志”、“先生”或职务作称呼 , 亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等 。
如果信是同时写给两个人的 , 两个称呼应上下并排在一起 , 也可一前一后 , 尊长者在前 。上述五种场合 , 有时还可按特殊对象 , 视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词 , 以表示敬重或亲密之情 。
当然 , 这要用得适宜 , 如对好友称“尊敬的” , 反而显得见外 , 对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的” , 那就有失检点了 。正文正文通常以问候语开头 。
问候是一种文明礼貌行为 , 也是对收信人的一种礼节 , 体现写信人对收信人的关心 。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同 , 也常有所变化 , 如“新年好!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行 , 前面空两格 , 常自成一段 。
问候语之后 , 常有几句启始语 。如“久未见面 , 别来无恙 。”
“近来一切可好?”“久未通信 , 甚念!”之类 。问候语要注意简洁、得体 。
接下来便是正文的主要部分——主体文 , 即写信人要说的话 。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁 , 也可以是叙情说理、辩驳论证等 。
这一部分 , 动笔之前 , 就应该成竹在胸 , 明白写信的主旨 , 做到有条有理、层次分明 。若是信中同时要谈几件事 , 更要注意主次分明 , 有头有尾 , 详略得当 , 最好是一件事一段落 , 不要混为一谈 。
结尾正文写完后 , 都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话 , 作为书信的结尾 。习惯上 , 它被称做祝颂语或致敬语 , 这是对收信人的一种礼貌 。
祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词 , 不要乱用 。(可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语” 。)
结尾的习惯写法有两种:(1)在正文写完之后 , 转一行空两格写“此致” , 再换一行写“敬礼” 。(2)不写“此致” , 只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词 。
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