一般均用上下两条线隔开 ， 抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关 ， 应当用全称或规范化简称、统称 。抄送机关名称标注在印制版记上方 ， 主题词下方 ， 用横线把主题词和印制版记隔开 ， 抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字 ， 后标全角冒号 。
抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开 ， 末尾用句号 。一行不够用二行 ， 二行与冒号后对齐 。
5、文件版头 正式公文都有版头 ， 应标明是机关的名称 。版头以大红套字印上“******（机关）文件” ， 下面应加一条红线衬托 。
6、公文编号 包括机关代字、年号、顺序号 。如：“国发〔1997〕5号” ， 代表的是国务院一九九七年第五号发文 。
“国发”表示国务院的代字 ， “〔1997〕”指的是年号 ， （要使用“〔〕”的方括号） ， “5号”指的是发文的顺序号 。如果是几个机关联合发文 ， 只需要注明主办机关的发文编号 。
编号的位置：凡有文件版头的 ， 放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的 ， 放在标题下的右侧方 。编号的作用：在于统计发文数量 ， 便于公文的管理和查找；在引用公文时 ， 可以作为公文的代号使用 。
7、签发人 文头部分写上签发人 ， 即在版头红线右上方 ， 编号的右下方 ， 字体较编号稍小 。格式为“签发人：***” 。
8、机密等级 机密公文应根据机密程度划分机密等级 ， 分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样 。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定 ， 并据此确定其送递方式 ， 以保证机密的安全 。
密级的位置：通常定格标在版心左上角第一行 。机密公文还要按份数编上号码 ， 印在文件版头的左上方 ， 以便查对、清退 。
9、紧急程度 这是指公文送达和办理的时限要求 ， 分为“特急”、“加急” 。标明紧急程度是为了引起特别注意 ， 以保证公文的时效 ， 确保紧急工作问题的及时处理 。
紧急程度的标明 ， 通常也是放在标题左上方的明显处 。10、阅读范围 根据工作需要和机密程度 ， 有些公文还要明确其发送和阅读范围 ， 通常写在发文日期之下 ， 抄报抄送单位之上偏左的地方 ， 并加上括号 。
如：“（此件发至县团级）” 。行政性、事务性的非机密性公文 ， 下级机关对上级机关的行文 ， 都不需特别规定阅读范围 。
11、附件 附件不是每份公文都有 ， 它是根据需要作为正文的补充说明或参考材料的 。附件 ， 应当在发文机关之前 ， 正文之后 ， 注明附件的名称和件数 ， 不能只写“附件如文”或只写“附件*件” 。
置于主件之后 ， 另起一页开始排印 ， 与主件装订在一起 。公文如有附件 ， 要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字 ， 用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称 。
如有2个以上附件 ， 用阿拉伯数字依次标注序号 。十五、其他 。
公文文字从左至可横写、横排 。拟写、誊写公文 ， 应用钢笔或毛笔 ， 严禁使用圆珠笔和铅笔 。
公文纸一般用16开 ， 在左侧装订 。12、印章 ， 均应加盖发文机关的印章 。