c、恰当：
恰当其实是最不容易的！这里面不仅包含了前二个因素，更重要的，还需要专业 。
(1)买家总希望和精通产品的人打交道，如果你在回复询盘时错误百出，一看就是外行，买家会认为你不是真正的生产厂家，或者对产品并不熟悉，很可能就一去不回 。所以回复时一定要详细注明产品的规格、包装方式、功用、报价等资料 。
(2)充分利用畅想外贸管理软件中电子邮件传递图片的优势，这样更能说明问题，同时也可以降低成本 。
(3)发出邮件之前，要仔细的检查一下，有无拼写或语法错误，尽量把可能给别人的不良印象减到最小 。
(4)报价要斟酌，不要留下太大的压价余地，否则会让买家产生怀疑 。而且，要细分客户，也就是说根据客户所在不同的国家、地区给出不同的报价 。比如欧美客户和南美、中东的客户大多数会在产品档次上要求不同，如果你给南美、中东的客户报欧美市场的价格，很可能会把对方吓跑 。
d、快速：
买家总希望尽快地得到回复，特别是互联网介入了国际贸易，很多国外买家更乐意应用这种方式，他们应用这种方式更多的原因是低成本和高效率 。如果对客户的查询回复太迟，不仅会失去商机，而且会使对方对你的效率及能力产生怀疑 。即使是不能立即回复的问题，也应该在内部商议后给予明确答复，切忌盲目应承，往往起反作用 。
要不断的细致跟踪曾向你发过查询的客户；这一点非常重要！！！很多人往往觉得网上信息多、成交少，或者没有成交，就失去了信心，并对收到的查询不再重视，这是非常狭隘和愚蠢的做法 。换位思考，换了你是买家，你会第一次就给一个你不了解的供应商下定单吗？更何况现在的市场基本都是买方市场，买家不管是通过电子商务还是传统商务手段，轻而易举就能获得无数供应商 。所以，千万不要轻视买家的任何查询！
6. 外贸客户开发信怎么写 如何写好威力强大外贸业务开发信
开发信的原则
这边先谈谈以前的一个德国客人给我的建议，我把他原文附上，但是名字和公司我删掉了，其他一字不改，大家看看！
Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything clear6) that's ok, order comes, ah~Have a nice day!
我要再重申一点，开发信尽量不要用粗体，大写，或者弄得五颜六色 。除了一小部分标新立异的客人，大部分人是不会喜欢的 。只要掌握3个要素，效果会比漫天乱发要好得多 。
1）简洁 。内容一定要简洁，尽量控制在3段以内，每段不超过两句话 。
2）简单 。用你能用的简单的单词，最好都是初高中的词汇，那就最理想了 。让每个即使是非英语国家的客人都不会产生歧义 。
3）准确 。内容要到位，不说任何的废话，每句话切中要点，不要漫无边际 。
很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天 。其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性 。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从google和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？
我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做sales和sales manager,PA to director，一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题 。我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微 。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的 。很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？