一份完整的公文，我们通常把它分为文头、主文、文尾三部分 。这里，我们结合下图逐项予以说明： （一）文头部分 。
位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积 。注意：发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写，不能把“1997”写成“97”，让人误解为“1097”或“2097”等；括号要用六角括号“〔〕”，而不是“（）”或“[]”；机密以上的公文要印文件份数序号；一般上行文需要标注签发人姓名 。
这里，大家要注意请示的格式：一是上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出的空白供上级机关批示文件使用 。二是上报公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧 。
发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行 。
（二）主文部分 。从标题一直到印章，都属于主文部分，是公文最重要的部分 。
请大家注意的内容有： 1、标题 。除法律法规外，一般不加书名号，不加标点符号 。
同时，制作标题时，既要反映文章的主题，文题相符；又要规范格式，不能把词组、名称人为地分行 。2、主送机关 。
普发性下行文主送机关较多，一般使用泛称 。上行文的主送机关一般是一个 。
请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个 。没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写主送机关 。
3、正文 。内容较多时，分层序码的规范顺序是：“一”、“（一）”、“1、”、“（1）”、“ ” 。
4、成文时间 。以领导人签发日期为准，联合行文以最后机关领导人签发日期为准 。
同时要用汉字而不能用阿拉伯数字 。“零”写为“O” 。
5、印章 。务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决 。
（三）文尾部分 。这一部分内容虽然不多，却是我们容易忽视的地方 。
1、主题词 。是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词，主要作用是便于电脑存储和文件检索 。
按规定，公文应当依据国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》标注主题词，实际情况是县级以下机关的公文，对标注主题词未做硬性要求，但上行文要按上级机关要求标注 。具体标注中应注意掌握选词原则 。
一份文件主题词不能超过5个 。顺序是先标类别词，再标类属词 。
在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词 。各主题词之间空1格，不加标点 。
如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，就要先标类别词“水利”，再标类属 。
7. 公文写作有多少个文种 第九条 行政机关的公文种类主要有：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员 。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 。
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 。
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员 。