头衔（Titles） 除非写信人与收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上“Mr.”,“Professor”等表示礼貌的头衔 。提示句（选择性）Attention Line(optional) 提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理，尽管信是写给这个组织的 。
另外，在指明的收信人不在时，它也允许组织中其他人查看信的内容 。提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面 。
主题句（选择性）Subject Line(optional) 主题句简要说明信的内容 。通常写在封内地址和称呼之间 。
如果写信人不知道收信人的姓名，也可以用主题句代替称呼 。为了收到最佳效果，可以给主题句加下划线，或大写主题句 。
正文（Body of the Letter） 正文的格式多种多样 。商业信函最好使用齐头式 。
而私人信件通常不用齐头式 。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候语，都从左侧顶格开始 。
段落开头不空格，各段之间空两行 。修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址 。
使用没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适 。与齐头式不同，发信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写 。
其余部分从左边开始 。写信人签名（Writer's Identification/ Signture） 写信人的签名、名字和头衔（如果适用），写在信尾问候语同侧三四行以下的位置 。
附注（Notions） 附注写在写信人签名下两行的位置，附注包括参考缩写，附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单 。附注写在左侧 。
信尾问候语（Complimentary Closing） 信尾问候语是写在信尾的告别话语，例如“Sincerely”,“Sincerely yours” 。通常位于正文两三行以下 。
【怎么写电话留言格式】第一个单词的第一个字母要大写，最后以逗号结尾 。附言（Postscript PS or P.S.） 附言用来说明没有包括在信中的想法和内容 。
通常在附注下两三行的地方，从左侧顶格写起 。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑 。
求职信分为推荐信和自荐信两种，写求职信可按下列七个步骤进行 。下面举例说明： 假设你叫李平，你从报上得知某公司欲招聘一名英语翻译，请你给该公司 。
4. 写电话留言条 Sam: Ben has caontacted you.But you did not here.Ben said that you should attend an important meeting tonight.You also need call Ben back. His number is 426-1103 署名 留言条是指找人没有找到，又没有时间等候，只能留给对方一个简短而明了的条据 。
留言条的格式也分三部分：称呼、正文、署名和日期 。称呼要顶格写，条子留给谁就称呼谁 。
在称呼下一行空二格写正文，简单明了的把你要给对方说的事情写清楚 。在正文下面写清楚谁留的条子，并在署名的下一行写清 年、月、日 。
5. 大学英语作文电话留言格式 说明，按电话留言的格式和要求，以秘书Jame的名义给Mr.Green写一份电话留言，内容以下： 1，日期：2011年1月10日，2、来电时间：当日上午九时，3、来电人：环球（Universal）公司的Mr.Robert,4、事由：Mr.Robert后天中午十二点从香港来昆明，按原计划与Mr.Green商讨合作项目细节Mr. Green, Mr.Robert from Universal Company called you at 9 a.m on January 10th,2011.Mr. Robert will come to Kunming from Hongkong and he wil discuss the detail about the cooperate according to the original schedule 。
6. 用英文根据以下内容写一份电话留言（格式正确） Hello this is Liping, I tried to call Wangfang 3 times yesterday but no answered. I have to go to the hospital to take care of my mom so that I can't go to the liberary with her. Would you please tell her that I'm so sorry about this and don't wait for me? I will call her later.Thank you!