每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流 。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面 。
然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉 。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint” 。
其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已 。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化 。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today” 。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化 。
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的 。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的 。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现 。不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚 。
不管说什么，都要带着您的诚意去说 。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚 。
跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件 。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点 。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们 。12 。
3. 外贸客户开发信怎么写 如何写好威力强大外贸业务开发信
开发信的原则
这边先谈谈以前的一个德国客人给我的建议，我把他原文附上，但是名字和公司我删掉了，其他一字不改，大家看看！
Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything clear6) that's ok, order comes, ah~Have a nice day!
我要再重申一点，开发信尽量不要用粗体，大写，或者弄得五颜六色 。除了一小部分标新立异的客人，大部分人是不会喜欢的 。只要掌握3个要素，效果会比漫天乱发要好得多 。
1）简洁 。内容一定要简洁，尽量控制在3段以内，每段不超过两句话 。
2）简单 。用你能用的简单的单词，最好都是初高中的词汇，那就最理想了 。让每个即使是非英语国家的客人都不会产生歧义 。
3）准确 。内容要到位，不说任何的废话，每句话切中要点，不要漫无边际 。
很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天 。其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性 。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从google和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？
我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做sales和sales manager,PA to director，一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题 。我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微 。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的 。很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？