检索以往相同或类似业务合同的审核档案,不单可以避免重复签约的情况,而且可以在本次审核意见中引用以往法务人员的工作成果,提高审核效率,稳定审核质量,体现审核意见的延续性,保证审核意见的一致性 。三、审查合同内容和流程的合规性(一)合法性审查:对合同内容是否国家法律的审查;1、当事人的名称或者姓名和住所;(1)审主体:三证,特许经营,还要求对方有相应的资质、许可 。
(2)审注册资本:对方是否有缔约能力?对方承担责任的能力如何?(3)审经营范围:是否超过对方的经营范围?2、标的:法律对该标的是否有特别的规定 。禁止流通物?限制流通物?其他 。
3、合同签订形式看合同是否需要以招标、拍卖等特殊的方式缔结,尤其是一些建筑工程合同、土地出让合同和政府采购都可能涉及特殊的和创始签订方式 。(二)合规性检查:对合同的内容和流程是否符合公司的各项内部制度规定;集团对主要业务和主要流程均有内部管理规定的,法务人员要注意对合同的合规性进行审查,要如熟悉法条一样熟悉企业的内部制度 。
(三)实践性审查:对合同的各方面的实际操作性进行审查,以求贴合实际要求 。1、标的;(1)约定要求详细、明确,做到指向对象具体,比如房屋买卖,食品卫生检疫 。
(2)对合同标的为货物买卖的,一定要写明货物的名称、品牌、计量单位和价格.(3)对合同标的是提供服务的,一定要写明服务的质量、标准或效果要求等 。否则,一旦纠纷产生,往往就造成“合同约定不明”的状况 。
2、数量:是否具体 。计较单位是否明确 。
3、质量:(1)质量标准,具体,可行 。(2)验收方式,双方出具书面的验收材料等 。
(3)质量保证,可以要求对方提供相应的保证 。对合同标的物符合国家各项标准(产品质量、卫生防疫等)的审查 。
这种审查主要是帮助企业对对方产品质量的一种表面化理解 。企业不应该只相信对方提供的各类许可证和证件,而应根据对方提供的相关证件,通过电话咨询、委托异地审查或者实地考察等方式予以实际审核 。
4、价款或者报酬:金额大小写规范,支付期限明确 。逾期不履行的后果 。
5、履行期限、地点和方式;(1)期限地点方式是否明确,是否公平合理 。(2)履行方式一定要具有可操作性,(3)不可抗力、合同保密、技术开发、根据实际情况都要有约定 。
6、违约责任;需要对潜在的纠纷有较全面的预测,审查违约责任的是否与潜在的违约形态相对应,是否具有实践性 。7、解决争议的方法 。
是否有约定,约定是否对己方有利 。由于我国的地方保护主义严重,往往宁可在其他条款上妥协,也要取得有力的管辖权的约定 。
四、从企业内控的角度审查业务,从企业经营的角度提出建议公司的法务部门是企业风险内控的职能部门 。企业风险内控不单单是企业外部交易风险的识别和化解,也包括对企业内部违规违纪等事项的发现和追究 。
在审核某工程项目的《施工合同》时,从业务人员的介绍中得知《施工合同》所涉工程已基本完工 。据此,可以判断本工程项目明显存在合同倒签的非正常操作 。
审查人在审查意见中指出合同倒签直接违反了企业内部的规定,使得工程项目管理、工程造价管理、工程合同管理的功能大大降低,造成对项目实际操作人员的监督缺乏依据,容易引发纠纷和腐败行为 。外,若有可能法务人员也可以从企业经营的角度为合同业务提供改善建议 。
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