行政机关档案行政机关档案管理规定( 二 ) _生活百科

27、（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
28、（5）小于16开的纸张应用A4纸贴衬。
29、（6）空白纸张抽除。
30、2、装订：我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。
31、较厚的仍用三孔一线进行装订。
32、文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多。
33、（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。
34、）3、件内的排序：（1）正本在前，定稿在后；（2）正文在前，附件在后；（3）原件在前，复制件在后；（4）转发文前，被转发文在后；（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。
35、（四）件的分类分类是归档文件整理工作的基本步骤。
36、是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
37、我区统一采用“年度—保管期限”的分类方法。
38、按年度归档：（1）一般文件归入文件签发年度。
39、如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。
40、（2）跨年度办结的文件归入办结年度。
41、如处理案件、同一问题的来文和复文等；（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档（4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。
42、如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。
43、2、按保管期限归档：文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
44、凡区委、区政府及区级机关各部门普发的，且不属于收文单位主要职能范围，但也需贯彻执行的文件材料一律作10年保管。
45、（五）“件”的排列排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。
46、即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。
47、事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。
【行政机关档案行政机关档案管理规定】48、一般一份文件就是一个事由。
49、 “年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
50、具体情况处理：来文与复文虽作为两件，但排列时应排在一起，复文在前、来文在后； 2、归档结束后交来的零散文件材料，可排在同一保管期限归档文件的后面，而不必插入其中；但这种情况应在备考表中加以说明，在实际整理中应尽量避免。
51、 3、一次会议或一次活动的材料应集中在一起归档；这种分类方法也可做到文件随办随归，但若文件数量较多不易手工检索。
52、鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式，所以文件排列可实行在同一保管期限内按大类结合时间集中排列的方法。
53、这样可以做到兼顾手工检索与计算机检索。
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