行政机关档案行政机关档案管理规定 _生活百科

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1、文件材料整理归档的具体操作方法：（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
2、要求：材料齐全完整、内容真实准确（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
3、各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。
4、（2）归档时间确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。
5、（3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。
6、制成材料要耐久规范。
7、字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。
8、 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。
9、 C、文电合一。
10、 D、底稿随印件一起收集。
11、若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。
12、若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。
13、 E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。
14、 F、附件随正件收集归档。
15、 G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。
16、（二）确定“件” 归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
17、确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
18、 “件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
19、一般以每份文件为一件。
20、具体情况作如下规定：文件正本与定稿为一件； 2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件； 3、正文与附件为一件。
21、附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
22、 4、原件与复制件为一件； 5、转发文与被转发文为一件； 6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等； 7、成套的会议材料分别为件； 8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件； 9、正文与文件处理单（办文单）为一件； 10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）分别为件； 1报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件； 12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
23、如先进审批表、工资审批表、统计年报等； 13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
24、在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
25、文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
26、件的修整：（1）对破损文件进行修裱；（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；（3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。

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