二是格式灵活 , 除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外 , 其他一般函 , 比较灵活自便 , 也可以按照公文的格式及行文要求办 。可以有文头版 , 也可以没有文头版 , 不编发文字号 , 甚至可以不拟标题 。
(三)单一性 。函的主体内容应该具备单一性的特点 , 一份函只宜写一件事项 。
三、函的作用 “函”有下列三方面的作用: (一)相互商洽工作 。如调动干部 , 联系参观、学习 , 联系业务 , 邀请参观指导…… 。
(二)询问和答复问题 。如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复 , 都是用“函”的形式 。
(三)向有关主管部门请求批准 。如《民政部关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函》就是为向国家计划委员会请求批准而发的 。
四、函的分类 。函可以从不同角度分类: (一)按性质分 , 可以分为公函和便函两种 。
公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理 。便函不属于正式公文 , 没有公文格式要求 , 甚至可以不要标题 , 不用发文字号 , 只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可 。
(二)按发文目的分 。函可以分为发函和复函两种 。
发函即主动提出了公事事项所发出的函 。复函则是为回复对方所发出的函 。
(三)另外 , 从内容和用途上 , 还可以分为商洽事宜函 , 通知事宜函 , 催办事宜函 , 邀请函、请示答复事宜函 , 转办函 , 催办函 , 报送材料函等等 。五、函的结构、内容和写法 由于函的类别较多 , 从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性 。
主要介绍规范性公函的结构、内容和写法 。公函由首部、正文和尾部三部分组成 。
其各部分的格式、内容和写法要求如下: (一)首部 。主要包括标题、主送机关两个项目内容 。
1、标题 。公函的标题一般有两种形式 。
一种是由发文机关名称、事由和文种构成 。另一种是由事由和文种构成 。
2、主送机关 。即受文并办理来函事项的机关单位 , 于文首顶格写明全称或者规范化简称 , 其后用冒号 。
(二)正文 。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成 。
1、开头 。主要说明发函的缘由 。
一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容 , 然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文 。复函的缘由部分 , 一般首先引叙来文的标题、发文字号 , 然后再交代根据 , 以说明发文的缘由 。
2、主体 。这是函的核心内容部分 , 主要说明致函事项 。
函的事项部分内容单一 , 一函一事 , 行文要直陈其事 。无论是商洽工作 , 询问和答复问题 , 还是向有关主管部门请求批准事项等 , 都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚 。
如果属于复函 , 还要注意答复事项的针对性和明确性 。(三)结尾 。
一般用礼貌性语言向对方提出希望 。或请对方协助解决某一问题 , 或请对方及时复 。
6. 求公文函例文 函的涵义和用途
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