邮件开发信怎么写( 三 ) _邮件

既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让你的邮件也象谈话那样简单，自然，人性化。邮件都是有其目的性的，所以所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下，写这封信函是想达到一个什么样的目的，希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry,your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下你的高姿态，可以据理力争，说明你的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及” 。
任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。
所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让邮件读起来简单，清楚，容易理解。
用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。
多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。
因为这样写会误导你的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。
这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam” 。
前面我们说过，商务邮件不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。
所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。
给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选。
3. 外贸开发信怎么写最好开发信主动开发客户属于线上推广的一种渠道，那么我们写开发信的时候首先要学会聚焦优势，哪怕自己的产品价格、质量、交期、售后、工厂规模、有海外渠道、有品牌等等优势，也不能全部写进去开发信里面，建议选择2~3个优势写进去重点突出即可，剩下的优势则是通过对比的方法来间接体现出来，不适合直接说。（具体原因大家可以了解下我们日常用的洗发水，看看是否都是聚焦去屑、或者聚焦控油、或者聚焦柔顺、或者聚焦黑白之类的，还有就是汽车当中的BBA，是否也是各自抢占了一个卖点，奔驰主打商务，宝马主打操控，奥迪主打科技，因为每个人内心都有属于自己的一个特有心智，我们要想吸引到客户的意向就首先要强攻下客户内心特有的心智）