修改文章也是提高写作能力的重要途径，不要小看文章的修改 。人们在修改文章时，往往能 发现自己的优点和不足，而自己发现自己写作上的优缺往往比别人告诉你更能指导自己以 后的写作 。
修改日常应用文，也要有耐性，要有正确的认识，思想上要重视 。从来没有什么一挥而就、文不加点的人，因此重视修改是改好、写好应用文的心理基础 。修改日常应用文，还要有“ 割爱”的精神 。修改的过程也就是删节的过程，“删”才能突出中心，“删”才能去掉一些 芜杂和不当的东西 。要有勇气对自己的文章动手术 。
诵读是修改的一个好方法 。写完之后，可以先通一遍，看看前后是否连贯，有无写错、漏写 的句子，有无逻辑不清的地方 。一般来说，一篇文章反复诵读之后，何处好，何处有毛病就清清楚楚地显出来了 。
请别人改也是文章修改的一个重要方法 。听听别人的意见，会大大提高修改的质量 。自己由 于 局限于某种框框之内，往往在经过修改之后，就很难再发现什么问题，所以此时请别人看看 改改往往会有想不到的收获 。
修改文章，首先从内容修改起 。应用文阅读对象固定，目的性强 。无论反映情况、说明问题 、交流信息、总结经验、提出建议，其主要部分都是内容 。修改内容方面就是要看看该写的 是否全写进去了，写清楚了没有 。
格式规范是应用文的一大特点，除内容的修改外，就要看应用文的格式是否合适 。日常应用 文种类繁多，格式也有区别 。有的有称呼、署名，有的没有 。同是条据类，借条、领条、留 言条格式也有区别 。在格式上出问题一般是初学写应用文的人常犯的毛病，因此要依据范文，对照修改，格式规范 。
还要注意词句、标点符号等的修改 。
5. 一般商务文书的写作格式及注意事项有哪些 一、数字的使用规范 【案例】 在以下列示的内容中，数字的使用都存在不规范的问题： 1、“对于项目管理人才的需求每年都在增加” 分析：句子中提到了数量的增加，则应该加入确定的数值以明确相应的增幅，这个句子可以改为：“对于项目管理人才的需求以每年20%的速度在增加” 。
2、“您的账款已经过期了” 分析：仅仅提到“账款过期”的这个事实对于客户而言是没有任何实际意义的，应该在其中明确具体的过期时间，这个句子可以改为：“您的账款已经过期40天了” 。3、“本月氯化钾产量为300吨，增加了8%” 分析：很明显这个句子中缺乏产量增加的比较基准期，可以改为：“本月氯化钾产量为300吨，相比去年同期增加了8%” 。
4、“本公司大专文化程度的员工由过去的54%上升到78%，大本文化程度的员工由过去的29%上升到53%” 分析：该公司总人数的比例应该是100%，而两类文化程度不同的员工比重之和在增长之后却达到了131%(78%+53%)，这显然是不合逻辑的 。这个句子应该改为：“本公司大专文化程度的员工由过去占总人数的54%上升到78%，大本文化程度的员工由过去占总人数的29%上升到53%” 。
（一）真实准确 在商务文书中使用数字，第一个规范和要求是真实准确 。表现在商务文书中的数字通常对实际工作有着极大的指导作用和意义，因此其中所援引的数字数据务必要来自于稳妥的出处，这样才能确保是真实准确的 。
（二）各个分数之和与总数相等 正如前文案例中的列示的错误一样，“各个分数之和与总数相等”也是运用数字的基本要求之一 。（三）统计口径一致 在商务文书中援引的数字的统计口径也是非常重要的，不同统计口径的数据放在一起示没有任何意义的；只有在统计口径一致的前提下，才能进行数据之间的对比 。