商务写作怎么写( 五 )


这完全可以通过信函中的语气语调来表现 。*真诚 不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚 。
不管说什么,都要带着您的诚意去说 。把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚 。
*直接 跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件 。所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点 。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们 。因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感 。
*礼貌 我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的 。而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度 。
如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会 。特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点 。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言 。还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及” 。
任何事情,一旦过了头,效果反而不好 。礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚 。
所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果 。*简洁 就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解 。
用常见的 单词,避免生僻或者拼写复杂的 单词。一个 单词 可以表达,就不要用词组 。
多用短句,因为短句更容易理解 。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词 。
在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词 。比如,您前面写了“goods have been sent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等 。
因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义 。*精确 当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确 。
这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程 。针对性 请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字 。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视 。当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam” 。
语言朴实 前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句 。根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言 。
所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句 。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”,就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”,这样才更加符合西方人的语言习惯 。
回复迅速及时 给买家的回复,千万要迅速及时 。因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商 。
如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机 。标题 这一点是特别针对写电子邮件的 。
也许很多人都没有意识到,事实上,。
7. 简述商务报告的写作过程 (一)综合性报告的写法