1.什么是机关代字是机关发文字号的组成部分 。
发文字号，简称文号，习惯上也称为文件编号，它是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号 。发文字号由发文机关的收发文机构负责统一编排 。发文字号应当包括机关代字、年份代码、发文顺序号；联合行文，一般的以主办机关为主体依据编制发文字号 。
机关代字一般由两个层次组成 。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字 。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，办”财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门 。
读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档 。文号是发文机关为便于指代检索引用公文、统计处理保管公文，而给所制发的文件编排的代号 。按照规定应由发文机关代字、年份和发文顺序三部分构成 。
在拟制时难度最大的是发文代字，应由所在区域代字、机关代字和发文类型代字组成 。目前除了信函式公文在机关代字后标注“函”以外，其余发文一般都用“发”作为总的发文类型代字（个别地区除外） 。
扩展资料：
把区域代字、机关代字、发文类型代字三个部分合在一起，就构成了一个完整的发文字号，如“京政发”即北京市人民政府发文，“沪府发” 即上海市人民政府发文，“黑政办发” 即黑龙江省人民政府办公厅发文，“哈政呈”即哈尔滨市人民政府上行文 。
有的将“字”字作为上行文的发文类型代字，是不合常规、不正确的，已经属于过时的做法，早在1987年2月国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》时即已废弃不用 。因为从公文的内容到形式，始终应该体现一个“简明实用”的原则，在明白的基础上愈简单愈好 。
参考资料来源：百度百科-发文字号
2.通告不用写下面的发文字号不用谢机关代字和年份,只要写序号吗问：
通告不用写下面的发文字号不用谢机关代字和年份，只要写序号吗？
答：
通告不可以不写下面的发文字号，需要写机关代字和年份，只要写序号是错的 。
具体说，你那张图片上的通告是不规范的 。
我说的依据如下：
《党政机关公文处理工作条例》：
第二章 公文种类
第八条 公文种类主要有：
…………
（六）通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 。
（七）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 。
（八）通知 适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文 。
…………
第三章 公文格式
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成 。
…………
（四）发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称 。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称 。
（五）发文字号 。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成 。联合行文时，使用主办机关的发文字号 。
…………
3.发文字号应当包括机关代字和（ ）A 年份B 序号C 简称D 全称A、B（年份、序号）
发文字号是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号 。发文字号由发文机关的收发文机构负责统一编排 。